|
|
Møtefasilitering -
Hva er det og hvorfor bruke det?
|
Opplever du møter som sløseri
med tid?
Blir det mye utenomsnakk?
Er det alltid noen som dominerer og andre som ikke får
komme til?
Da er du ikke alene.
Henning Bang viste i sin doktoravhandling om "Effektivitet i ledermøter" at
toppledere opplever at en tredjedel av tiden de bruker i møter
er bortkastet og uproduktiv.
Et
godt og effektivt møte har et klart mål, leder til
saksresultater og at deltagerne er tilfredse og fortsatt venner
etterpå. Oppgavene for møteleder er blant annet:
- å sørge for at alle snakker om samme sak
- å sørge for at alle bidrar
- å sørge for en konstruktiv dialog
Ideelt skal møtelederen være en prosessleder
og en helt objektiv person, som ikke har noen egeninteresse i
sakene som behandles. Denne rollen er vanskelig å forene
med den å være leder for en avdeling eller en virksomhet.
Noen bedrifter løser dette dilemmaet ved at en annen person
enn lederen er møteleder, for eksempel én fra HR-avdelingen.
I USA og Canada har det vokst frem en ny yrkesgruppe som
kaller seg møtefasilitatorer. Disse er kun opptatt
av prosessen og leies inn for å sikre mer effektive
møter. Dedikerte personer i bedriften kan også utdanne
seg til møtefasilitatorer.
|
En møtefasilitator
har 7 viktige oppgaver
|
|
Det er å:
- Sørge for at gruppen
etablerer mål, prosess og tidsbruk for hele møtet
og ved behov for hver sak på agendaen.
- Sørge for at gruppen
etablerer møteregler i starten og reviderer underveis
ved behov.
- Etablere gruppeminne.
Bruke flipover for agenda, møteregler, ideer, beslutninger
etc. Slå opp på veggen,
slik at alle deltagere har oversikt til enhver tid.
- Ingripe i konflikter eller forstyrrende opptreden på
en
konstruktiv måte.
- Strukturere og lede konversasjonen slik at den blir
effektiv, at alle blir hørt og at den leder mot målet.
- Hjelpe gruppen til å
ta beslutninger. Bruke
metodikker som minsker risikoen for konflikt.
- Avslutte og oppsummere
konklusjoner og beslutninger.
|
Møtefasilitatorn har egentlig
tre roller: prosessleder, teamcoach og dommer. Dommerrollen
består i å sørge for at møtereglene
blir etterfulgt. I motsetning til en fotballdommer kan ikke fasilitatorn
straffe den som feiler, men må gripe inn på en mer
fintfølende måte.
Mer om fasiliterering kommer i senere fagdrypp.
|
|
